Archivio di deposito

Da Wikipedia, l'enciclopedia libera.

L'archivio deposito, secondo la legislazione italiana, è la seconda fase della vita dell'archivio.

Durante il periodo di deposito la documentazione giace per quarant'anni, vicino al termine dei quali vanno effettuate le operazioni di scarto del materiale che non si intende conservare. In seguito l'archivio diventa "storico" e non è più possibile distruggere alcuna documentazione. In area francese e tedesca la fase dell'archivio di deposito è invece distinta in due fasi separate: una di giacenza e una di scarto (detta "archivio intermedio" in Francia e "prearchivio" in Germania).

Vita dell'archivio[modifica | modifica wikitesto]

Frontespizio del De Archivis di Baldassarre Bonifacio, 1632

La vita dell'archivio è scandita da una fase di formazione nel presente (archivio corrente), una fase di transito (l'archivio di deposito, appunto) ed una fase finale, senza scadenza temporale (archivio storico). Questa impostazione deve una sua prima formulazione agli studi del teorico seicentesco Baldassarre Bonifacio, sviluppata e arricchita fino ai giorni nostri.

All'inizio del nuovo anno l'archivista di un soggetto tenuto a seguire le disposizioni normative in materia di archiviazione (ad esempio un ente pubblico) si reca in tutti gli uffici e raccoglie tutte le pratiche chiuse nell'anno appena concluso, facendo spazio per quelle che arriveranno con l'attività del nuovo anno.

Tutta questa documentazione viene così trasferita in una nuova ubicazione poiché non deve più rispondere alle pressanti esigenze di consultazione (per fini pratici, amministrativi), ma può comunque tornare utile di tanto in tanto. Per la legge sulla trasparenza l'archivio di deposito deve restare consultabile, anche da soggetti esterni con un interesse diffuso[1].

La legislazione italiana prevede un deposito di quarant'anni[2]: entro tale soglia si dà per scontato che l'utilità dell'archivio per fini pratici e amministrativi sia gradualmente sfumata fino a azzerarsi quasi del tutto, mentre l'interesse dal punto di vista storico e culturale sia via via maturato, rendendo i tempi giusti per trasferire la documentazione in un'altra sede, dove venga messa a disposizione soprattutto di terze persone, sospinte da motivi di studio.

L'archivio di deposito è quindi una fase di transizione. Trascorsi i quarant'anni l'archivio viene trasferito nella cosiddetta sezione separata, se l'ente ne dispone, o in un archivio di concentrazione (come un Archivio di Stato).

Gestione dell'archivio di deposito[modifica | modifica wikitesto]

Un aspetto fondamentale per la gestione di un archivio di deposito è la razionalizzazione e organizzazione della documentazione. Il metodo più seguito per il carteggio è quella di ricomporre i fascicoli seguendo la numerazione del titolario di classificazione, che viene assegnata fin dal momento del protocollo: ogni serie numerica indica il ramo dell'attività, l'ufficio competente e la sottoclasse. La seconda sotto-ordinazione si fa per numero di protocollo, che è indissolubilmente legata all'ordine di arrivo cronologico del documento nell'attività del soggetto.

Ad esempio in un Comune si avranno per l'anno "2000" la serie delle Delibere della Giunta, ordinate cronologicamente, accanto alle Delibere del Consiglio Comunale e ad altri documenti, che nel complesso costituiranno la grande sezione "Segreteria e amministrazione". Un'altra sezione potrebbe essere "Lavori Pubblici" e così via.

Per i registri invece si crea una serie autonoma, ordinata solitamente in maniera cronologica, salvo quando si renda necessaria la costituzione di sottoserie. Si avrà quindi la serie dei registri di protocollo degli anni passati, ordinati uno dopo l'altro e non in allegato a ciascuna macrosezione annuale.

Il materiale che va in deposito deve essere elencato e la disposizione dei documenti deve essere organizzata con cura, divisi in faldoni e fascicoli. I locali dove viene depositato il materiale devono essere adeguati a tale scopo, privi di minacce come l'umidità, l'eccessiva luce, la vicinanza a fonti idriche o di calore, e corredati da un'impiantistica a norma di legge. Importante è anche il carattere di esclusività (i locali non devono contenere altro materiale che non quello d'archivio) e di accesso riservato agli archivisti[3].

Nella fase di deposito si deve iniziare un'analisi della documentazione che permetta di procedere, verso lo scadere del termine dei quarant'anni, alla fase di selezione e scarto della documentazione superflua, per alleggerire la consistenza archivistica e renderla più praticabile.

Lo scarto[modifica | modifica wikitesto]

Le operazioni di scarto sono uno dei momenti più delicati della vita di un archivio, poiché irreversibili. Innanzitutto lo scarto non deve mai compromettere il vincolo archivistico, che fa sì che un archivio possa essere considerato un "complesso organico", capace di ricreare l'attività del soggetto produttore.

Per procedere allo scarto esistono alcuni criteri oggettivi, ma in linea di massima è sempre necessaria una certa discrezionalità soggettiva dell'archivista che se ne occupa. Tra gli strumenti oggettivi c'è quello di predisporre un "massimario di scarto", che preveda per ogni tipologia di atto un termine cronologico di giacenza, che va dal minimo di un anno a tempi illimitati (come per i carteggi, le delibere e i registri). Inoltre sarebbe buona norma procedere a un primo scarto al momento di conclusione di ciascuna pratica, cioè nella fase dell'archivio corrente, eliminando in particolare tutte le copie e, dagli anni Settanta, le fotocopie che aumentano il volume del fascicolo. Altre volte lo scarto avviene con la riproduzione del materiale su un supporto meno ingombrante (come la scannerizzazione e memorizzazione informatizzata), anche se in questo campo la mancanza di conoscenza della reale durata dei supporti elettronici col passare degli anni ha frenato questa opzione.

Lo scarto vero e proprio è regolato in Italia dagli articoli 25 e 35 del D.P.R. 1409 del 1963, che lo lega alla fase di deposito ed all'applicazione del massimario di scarto, basato a sua volta sul titolario di classificazione. Il massimario è una sorta di indicizzazione a grandi linee della giacenza minima di un documento ed è regolato, a sua volta, dalla legge 241 del 1990, modificata con la legge 15/2005 e col Decreto Legislativo 35/2005. Il massimario però è legato essenzialmente a finalità pratiche, amministrative e giuridiche, mentre tace sulle finalità culturali dell'archivio nel futuro, necessitando delle valutazioni supplementari decise soggettivamente dall'archivista.

Sono stati evidenziati così due principi:

  1. La conservazione del documento: gli originali degli atti tipici di quell'ente devono essere sempre conservati (delibere, statuti, ma anche fatture, ecc.).
  2. La conservazione della memoria di una notizia: si conserva ogni atto che contiene una notizia in maniera esclusiva.

Un esempio di documentazione che viene scartata è quella legata ai cartellini dei dipendenti: i massimari di scarto indicano in genere una conservazione minima che va dai 5 al 25 anni, dopodiché si possono scartare perché la notizia di ciò che un dipendente ha fatto si trova anche nel fascicolo personale (dove si trovano i permessi messi per iscritto, ecc.), nell'archivio dell'ufficio ragioneria (buste paga), ecc. Un altro esempio di notizia ridondante è quella dei fogli scritti per ordinare materiale: di solito le informazioni sono contenute nelle fatture. Lo stesso vale per i solleciti e, talvolta, le lettere di accompagnamento. Per altri materiali che sono tenuti in copia, come quelli normalmente affidati ad altri enti, si procede spesso a uno scarto a campione: di faldoni se ne conservano solo (per esempio) solo per mantenere la memoria di tale pratica e della modulistica dell'epoca.

Il materiale da scartare viene innanzitutto selezionato, poi si deve redigere una "proposta di scarto", con i titolo delle serie, gli estremi cronologici e la consistenza (il peso in kg). Inoltre si devono mettere per iscritto i motivi dello scarto e precisare come tale azione non vada a intaccare il vincolo naturale dell'archivio. La proposta viene valutata da una commissione, che varia a seconda del tipo di soggetto. Per gli archivi di enti pubblici statali "sorveglia" (questo è il termine tecnico) l'Archivio di Stato di quella provincia; per gli archivi di enti pubblici non statali (comuni, province e regioni) "vigila" la Soprintendenza archivistica regionale.

Quando la proposta è approvata il materiale, in Italia, veniva obbligatoriamente prelevato, a partire da un regio decreto del 1928, dalla Croce Rossa, che dopo aver fatto una pesa del materiale lo porta al macero in una cartiera, con addetti che garantiscano la distruzione nella macchina spappolatrice. Con questo compito si voleva dare una fonte di guadagno dalla cessione della carta alle cartiere private per la Croce Rossa. Dal 2001 le pubbliche amministrazioni possono servirsi di ditte specializzate che vengono appaltate su autorizzazione del Ministero dei Beni Culturali.

Il trasferimento nell'Archivio storico[modifica | modifica wikitesto]

L'ultima fase della gestione dell'archivio di deposito è il trasferimento nei locali dell'Archivio storico, che dovrebbe avvenire dopo 40 anni, ma nella pratica è più diffuso un trasferimento cadenzato a blocchi di anni. Per effettuare lo spostamento viene predisposto un apposito verbale e un elenco di consistenza, uno schema cioè che per ogni unità o serie indichi il numero progressivo, il titolo, il numero di pezzi, la loro tipologia e gli estremi cronologici. Si tratta di un tipo di inventario, che in alcune zone è in uso fin dal Medioevo (come all'archivio del Comune ed all'archivio del Capitano del Popolo di Bologna).

Alcuni enti pubblici hanno un proprio archivio storico, detto "sezione separata". Ad essa gli archivi arrivano con l'istituto giuridico del versamento.

Gli enti che usano un archivio di concentrazione possono avvalersi di vari istituti:

  • il versamento (tra due soggetti della stessa struttura istituzionale ed aventi la stessa natura giuridica),
  • il deposito (i soggetti hanno diversa natura giuridica, ad esempio da privato a ente pubblico e il soggetto che deposita mantiene la proprietà),
  • la donazione (il soggetto cede la proprietà a titolo gratuito)
  • l'alienazione (cessione di proprietà a titolo oneroso).

Note[modifica | modifica wikitesto]

  1. ^ Ci sono comunque dei limiti di consultabilità: 70 anni se un atto riguarda una persona; 50 se riguarda un ente; è riservata se riguarda la sfera morale, religiosa, politica, sessuale, sanitaria, ecc.
  2. ^ D.P.R. 1409/1963 art. 30.
  3. ^ Romiti, cit., pag. 80.

Bibliografia[modifica | modifica wikitesto]

  • Antonio Romiti, Archivistica Generale, primi elementi, Civita Editoriale, Lucca 2008. ISBN 978-88-902649-2-4
  • Paola Carucci, Maria Guercio, Manuale di archivistica, Carocci, Roma 2008.

Voci correlate[modifica | modifica wikitesto]

Collegamenti esterni[modifica | modifica wikitesto]