Gestione del tempo

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La Gestione del tempo (o Time management) è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l'efficacia, l'efficienza e la produttività. Il Time management può essere migliorato da una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti ed obiettivi entro uno determinato periodo di tempo. Tutto questo comprende una vasta gamma di attività, come pianificazione, allocazione, definizione degli obiettivi, delega, analisi del tempo, monitoraggio, organizzazione, programmazione e definizione delle priorità. Inizialmente veniva utilizzata in attività commerciali o di lavoro, ma alla fine il termine è stato ampliato per includere anche ogni attività personale, come disciplina di tecniche cognitivo comportamentali. Un sistema di gestione del tempo consiste di un insieme di processi, strumenti, tecniche e metodi, nonché una necessità da utilizzare in ogni progetto di sviluppo, in quanto ne determina il tempo di completamento e il suo campo di applicazione.

Categorizzazione[modifica | modifica wikitesto]

Stephen R. Covey ha elaborato per la Gestione del Tempo, uno schema di classificazione :

  • Prima generazione: di fatto consistono in promemoria acustici, sveglie, orologi con timer, con possibile applicazione su personal computer. Possono essere utilizzati per avvisare una persona nel momento in cui deve essere eseguito un compito determinato.
  • Seconda generazione: consiste nella progettazione e nella preparazione tramite agenda, post-it, taccuino, calendario degli appuntamenti, ecc... include la definizione degli obiettivi.
  • Terza generazione: consiste nella pianificazione, con priorità di controllo,[1] attività su base giornaliera. Questo approccio utilizza periodi di tempo anche per chiarire valori e priorità.
  • Quarta generazione: efficienza e azione proattiva, utilizzando uno degli strumenti di cui sopra; obiettivi posti e ruoli, come elemento di controllo del sistema per favorire l'importanza oltre l'urgenza[2][3]

Nel seguito alcuni titoli generici di testi sul Time Management :

  • "Organizzati" - lavoro d'ufficio e selezione dei compiti.
  • "Proteggete il vostro Tempo" - isolare e delegare.
  • "Fissare obiettivi gravitazionali "- che attraggono automaticamente le azioni.
  • "Raggiungere gli obbiettivi attraverso la gestione del Goal Focus" - enfasi motivazionale.
  • "Lavorare secondo priorità" - fissare gli obiettivi e le priorità.
  • "Utilizzare strumenti magici per ottimizzare il vostro tempo" - dipende da quando è scritto.
  • "Padroneggiare le abilità nella gestione del tempo".
  • "Abbandonarsi al Flusso" - ritmi naturali e filosofie orientali.
  • "Recuperare le cattive abitudini nell'uso del tempo "- recupero da problemi psicologici sottostanti, ad esempio, la procrastinazione.

Negli ultimi anni, diversi autori hanno discusso di Gestione del Tempo dovuto al sovraccarico delle informazioni digitali, in particolare nei testi : "Quattro ore di lavoro settimanale",[4] e Stefania Lucchetti con, "Il Principio di Rilevanza".[5]

Time management e concetti relativi[modifica | modifica wikitesto]

  • Project management. Il Time Management può essere considerato come un sottoinsieme nella gestione dei progetti, più comunemente noto come project planning o pianificazione dei progetti.
  • La gestione del tempo è inoltre considerata come una delle funzioni fondamentali nel pianificare la gestione dei progetti.[6]
  • Attenzione alla gestione : si riferisce alla gestione delle risorse cognitive, in particolare al tempo che si riserva sia al ragionamento mentale che all'organizzazione mentale dei propri impiegati, nel condurre alcune attività.
  • Gestione delle conoscenze personali : Vedi sotto : Gestione personale del tempo.

Effetti concettuali sul lavoro[modifica | modifica wikitesto]

Il Professor Stephen Smith, è tra gli studiosi di sociologia, i cui lavori più recenti hanno dimostrato che il punto di vista dei lavoratori a tempo è collegato a questioni sociali, come l'istituzione della famiglia, ruoli di genere e la quantità a lavoro a carico dei singoli.[7]

Personal Time Management[modifica | modifica wikitesto]

Le strategie di Time management sono spesso associate con la raccomandazione di impostare obiettivi personali, un progetto, in un piano d'azione, composto da un elenco di attività semplici. Sia per le attività individuali che per gli obiettivi si può stabilire un punteggio di importanza, istituire scadenze e priorità assegnate. Si raccomanda un periodo di programmazione giornaliera, settimanale, mensile o di altro tipo nei diversi campi di pianificazione o di revisione.

La lista dei compiti[modifica | modifica wikitesto]

La lista dei compiti (in gergo: to-do list oppure things-to-do) è una lista delle cose da fare utile per ricordare, utilizzate nel corso dell'autogestione, nel corso della spesa, nel business management, nel project management, e nel software engineering.

Quando uno degli obiettivi della giornata viene completato, la missione si considera riuscita. Sull'agenda si riporta quindi l'avvenuto successo, evidenziando la conclusione del compito.

La scrittrice Julie Morgenstern suggerisce anche "cose da fare e da non fare" nel time management, che includono:

  • Tracciare tutto ciò che è importante, attraverso un elenco di attività
  • Creare un "oasi di tempo" per controllare la gestione
  • Dire di no
  • Definire le priorità
  • Non mollare mai
  • Non pensare che le attività critiche si possano risolvere nel tempo libero[8]

Esistono vari equivalenti digitali, tra cui le applicazioni PIM[9] e la maggior parte dei PDAs. Esistono anche delle applicazioni basate su web, molte delle quali libere.[senza fonte]

Organizzazione delle liste[modifica | modifica wikitesto]

Le liste di cose da fare sono spesso suddivise a livelli. Il sistema più semplice comprende una lista generica, ed una lista giornaliera compilata ogni giorno estraendo le voci dalla lista generica.[8]

S.J.Scott[10] divide le liste in quattro livelli: lista per la cattura delle idee, liste di progetto, liste di compiti settimanali e liste dei compiti giornalieri.

Le liste possono anche gestire le priorità:

  • Un metodo di gestione delle priorità è stato chiamato, "ABC" da Alan Lakein. Nel suo sistema le voci "A" sono le più importanti ("A-1" le più importanti del gruppo), poi "B" e infine "C".[11]
  • Un particolare metodologia applica il metodo "ABC"[12] assegnagno la vocale "A" alle cose da fare entro un giorno, la consonante "B" alle cose da fare entro una settimana e la consonante "C" alle cose da fare entro un mese.
  • Accordare priorità ad un elenco giornaliero delle attività, dopo averle elencate si assegna un numero ad ogni attività,[13] numero che indica in quale ordine di eseguire i compiti. Quest'ultimo metodo è generalmente più veloce.[8]
  • Un approccio completamente diverso, opposto al concetto di priorità, è stata avanzata dallo scrittore britannico Mark Forster nel suo libro "Fallo domani, ed altri segreti della gestione del tempo". Si basa sul concetto nella gestione di liste "chiuse", al posto della tradizionale lista "aperta". Lo scrittore sostiene che la tradizionale lista aperta ed infinita garantisce che alcuni compiti verranno inevitabilmente lasciati incompiuti. Inoltre sostiene che con tale approccio tutti i compiti verranno portati a termine, e, nel caso non si riuscisse, consente di individuare i propri difetti di pianificazione e dove si deve cambiare.[14]

Applicazioni Software[modifica | modifica wikitesto]

Le moderne applicazioni informatiche sono fornite di una gestione ad albero della gerarchia dei compiti, compiti composti da attività secondarie[15], a loro volta da sotto-attività. In queste applicazioni sono disponibili diversi filtri di ricerca, la possibilità di ordinamento delle attività, e l'associazione di note arbitrariamente lunghe. Applicazioni più recenti invece dispongono modalità automatiche in cui il software tenterà di determinare dinamicamente la migliore attività necessaria allo specifico momento.[16]

Molte di queste applicazioni sono in grado di gestire più utenti e permettere l'assegnazione dei compiti, ed utilizzanrlo anche in modalità comunicativa. Inoltre queste applicazioni sono in grado di gestire le informazioni personali ed il project management.

Sindrome da deficit di attenzione e iperattività[modifica | modifica wikitesto]

L'incapacità eccessiva e cronica nel gestire il tempo in modo efficace può essere dovuto alla Sindrome da deficit di Attenzione e nell' iperattività. I criteri diagnostici sono: sensazine di insuccesso, difficoltà ad organizzare, problemi ad iniziare un'attività, accumulare molti progetti contemporaneamente senza la possibilità di un dargli un seguito.[17]

Corteccia prefrontale: è la parte più evoluta del cervello. Controlla la capacità di attenzione, gli impulsi, l'organizzazione, la capacità di imparare dall'esperienza e l'auto-monitoraggio. Alcuni autori sostengono che cambiare il modo in cui la corteccia prefrontale funziona è possibile ed offre una soluzione.

Avvertenze

La diffusione delle liste

  •   Secondo Sandberg,[18] gli "elenchi delle attività non sono la chiave per la produttività". Lo riferisce una stima : "il 30% trascorre più tempo a gestire le liste che completare il lavoro che le stesse liste elencano". Ciò potrebbe essere dovuto alla dilazione delle attività di pianificazione.

Corrispondenza rigida

  • Hendrickson afferma[19] che la rigida corrispondenza a liste di compiti conduco alla "tirannia del fare a tutti i costi" e spinge inevitabilmente a "perdere del tempo su attività poco importanti".
  • Anche in questo caso si deve avere l'accortezza di individuare il punto critico, ma verso la dimensione del compito. Per un sistema, un certo livello di dettaglio deve essere dato per scontato. Per esempio: piuttosto che inserire nella lista, "pulire la cucina", "pulire la camera da letto", e "pulire il bagno", è più efficiente scrivere, "pulizia", risparmiando tempo nella scrittura riducendo il carico amministrativo del sistema[20]. Il rischio nel sintetizzare le attività, tuttavia, è che "pulizia" in questo esempio può rivelarsi ambigo e confuso, con il rischio di dilazionare i compiti, o gestire male un intero progetto. [senza fonte]
  • Compilare una lista di compiti di routine è una perdita di tempo. Per esempio, se avete l'abitudine di lavarvi i denti tutti i giorni, allora non vi è motivo di inserirlo nell'elenco delle attività. Lo stesso vale, per esempio, alzarsi dal letto o i pasti, o altre attività ordinarie di tutti i giorni. Se avete la necessità di tenere traccia delle attività di routine, è più utile compilare un elenco standard, o un grafico, in questo modo evitate di inserire, più volte, nella lista lo stesso compito. [senza fonte]
  • Per rimanere flessibile, una lista di compiti deve essere disponibile alla gestione temporale del fallimento. I fallimenti si verificano costantemente, sia che si tratti di persone che di imprese. Un individuo, o una società devono prevedere un lasso di tempo riservato alla gestione del fallimento, anche se minimo. Se non avete previsto un lasso di tempo per affrontare questa situazione, vi è il rischio di produrre un fallimento più grande e definitivo.[21]
  • Per evitare di rimanere bloccati in un circolo vizioso e dispendioso, la pianificazione dei compiti dovrebbe anche comprendere delle sessioni di valutazione, mensili, semestrali e annuali, sia per eliminare le inefficienze che per garantire all'individuo o all'azienda la certezza della direzione desiderata.
  • Se un po' di tempo non viene regolarmente utilizzato per definire il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine, l'individuo o l'azienda possono rimanere bloccati in un circuito di attesa perpetua di piani a breve termine : in pratica significa lavorare su di un compito particolare, molto più lungo di quanto originariamente previsto. [senza fonte]

Tecniche per stabilire priorità[modifica | modifica wikitesto]

Ci sono vari modi per stabilire delle priorità.

Analisi ABC[modifica | modifica wikitesto]

Una tecnica utilizzata a lungo nella gestione aziendale è la classificazione di grandi quantità di dati in gruppi, spesso chiamati A, B e C, da cui il nome, attività classificate secondo questi criteri generali:

  • A – Compiti valutati essere urgenti e importanti.
  • B – Compiti che sono importanti ma non urgenti.
  • C – Compiti né urgenti né importanti.

Ogni gruppo viene successivamente ordinato per priorità. Per precisare ulteriormente le priorità, si decide di forzare tutte le attività classificate "B" nei gruppi "A" o "C". L'analisi ABC può includere anche più di tre gruppi.[11] L'analisi ABC è spesso combinata all'analisi paretiana.

Analisi paretiana[modifica | modifica wikitesto]

Questa analisi ipotizza che l'80% delle attività possono essere completate nel 20% del tempo disponibile. Il restante 20% dei compiti verrà completato nell'80% del tempo. Questo principio è utilizzatato per ordinare le attività in due parti. In base a questa forma di "Pareto-efficienza", si raccomanda che ai compiti che rientrano nella prima categoria venga assegnata una priorità più alta.

La legge 80/20 può essere applicata anche per aumentare la produttività: si è ipotizzato che l'80% della produttività può essere ottenuta realizzando il 20% dei compiti. Se la gestione del tempo ha come obiettivo la produttività, allora questo 20% di compiti dovrebbero ottenere la priorità più alta.

Dipende dal metodo adottato per completare l'operazione. Vi è sempre un modo più semplice e veloce per completare l'operazione. Se si utilizza un metodo complesso occorrerà più tempo, perciò si dovrebbe sempre cercare di trovare vari modi con cui completare ogni attività.

Metodo Eisenhower[modifica | modifica wikitesto]

Una "Eisenhower box" base. Serve per aiutare a valutare urgenza e importanza. I compiti vengono posti nel quadrante specifico.

Tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri:

  1. importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;
  2. importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;
  3. non importante e urgente: attività da delegare se possibile;
  4. non importante e non urgente: attività da eliminare.

Riguardo a questo metodo è stata attribuita a Dwight D. Eisenhower la frase: "Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante."[22].

Metodo POSEC[modifica | modifica wikitesto]

POSEC è l'acronimo di priorità con l'Organizzatore, la razionalizzazione, risparmio e Sostenitori.

Il metodo impone un modello che sottolinea il senso immediato ad un individuo medio la sicurezza emotiva e monetaria. Suggerisce che partecipando alla propria responsabilità personale in primo luogo, ne consegue che è maggiormente in grado di assumersi responsabilità collettive.

Analoga all'acronimo della gerarchia dei auto realizzazione, possiamo individuare la gerarchia motivazionale di Abraham Maslow :

  1. Prioritize - (Priorità). Definite il vostro tempo e definite la vostra vita vincente.
  2. Organizing - (Organizzare) Cose da fare per ottenere sicurezza e stabilità, che dovrai portare a termine regolarmente per avere successo.
  3. Streamlining - (Flusso) Cose che non ci piace fare, ma che si devono fare.
  4. Economizing - (Economizzare) Cosa si dovrebbero fare e/o che possono essere piacevoli da fare, ma non è così pressante l'urgenza.
  5. Contributing - (Contribuire) Prestare attenzione alle poche cose rimaste che fanno la differenza.

Note[modifica | modifica wikitesto]

  1. ^ Attraverso l'uso di un organizer personale, oggetti di carta, il computer o sistemi PDA - based.
  2. ^ I Sette Pilastri della gente altamente efficace, Stephen Covey, Fireside. 1990
  3. ^ * Stephen Covey, First Things First, 1994, ISBN 0-684-80203-1.
  4. ^ The 4-Hour Workweek, Timothy Ferris, Crown Publishing Group 2007
  5. ^ The Principle of Relevance, Stefania Lucchetti, RT Publishing, Hong Kong 2010 http://www.stefanialucchetti.com
  6. ^ Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2004, ISBN 1-930699-45-X.
  7. ^ Buck, M. L., Lee, M. D., MacDermid, S., & Smith S. C. (2000). Reduced load work and the experience of time among professionals and managers: Implications for personal and organizational life. In C. Cooper & D. Rousseau (Eds.), Trends in Organizational Behavior (Vol. 7). New York: John Wiley & Sons.
  8. ^ a b c Julie Morgenstern, Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life, 2nd, New York, Henry Holt/Owl Books, 2004, p. 285, ISBN 0-8050-7590-9.
  9. ^ Personal information management.
  10. ^ S.J. Scott, Le nuove to-do list - Una guida semplice per fare realmente le cose importanti, 2014.
  11. ^ a b Alan Lakein, How to Get Control of Your Time and Your Life., New York, P.H. Wyden, 1973, ISBN 0-451-13430-3.
  12. ^ Time Scheduling and Time Management for dyslexic students su Dyslexia at College. URL consultato il 31 ottobre 2005. — ABC lists and tips for dyslexic students on how to manage to-do lists
  13. ^ "1" per massima priorità, "2" per seconda priorità più alta, etc.
  14. ^ Mark Forster, Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management, Hodder & Stoughton Religious, 20 luglio 2006, p. 224, ISBN 0-340-90912-9.
  15. ^ ToDoList 5.9.2 - A simple but effective way to keep on top of your tasks - The Code Project - Free Tools su ToDoList 5.9.2. URL consultato il 3 ottobre 2009. — Features, code, and description for ToDoList 5.3.9, a project based time management application
  16. ^ Time Management Software - Email Management Software - Trog Bar su Features of the Trog Bar. URL consultato il 3 ottobre 2007. — Description of features in the Trog Bar including "TaskSense," the feature which automatically prioritizes tasks.
  17. ^ Driven to Distraction, Edward Hallowell, M.D.
  18. ^ Jared Sandberg, Though Time-Consuming, To-Do Lists Are a Way of Life, The Wall Street Journal, 10 settembre 2004. — a report on to-do lists and the people who make them and use them
  19. ^ Elisabeth Hendrickson, The Tyranny of the "To Do" List su Sticky Minds. URL consultato il 31 ottobre 2005. — an anecdotal discussion of how to-do lists can be tyrannical
  20. ^ Ogni attività inserite nel sistema genera un costo in tempo e fatica per gestirla, a parte l'esecuzione del compito.
  21. ^ Horton, Thomas. New York The CEO Paradox (1992)
  22. ^ The Eisenhower Method

Bibliografia[modifica | modifica wikitesto]

Voci correlate[modifica | modifica wikitesto]

Strumenti:

Systems:

Collegamenti esterni[modifica | modifica wikitesto]