Sistema informativo

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Il sistema informativo è costituito dall'insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un'azienda durante l'esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse sia umane sia tecnologiche coinvolte. Tutto questo partendo da dati che descrivono fenomeni di carattere aziendale o ambientale. Esso non va confuso con il sistema informatico, che indica la porzione di sistema informativo che fa uso di tecnologie informatiche e automazione.

Definizione[modifica | modifica sorgente]

  1. Attività che si devono svolgere per la gestione delle informazioni,
  2. Modalità organizzative con cui devono essere condotte tali attività,
  3. Strumenti tecnologici con cui svolgerle.

In un ambiente sempre più dinamico come quello odierno, le imprese si trovano in una situazione di grande complessità gestionale e nell'esigenza di dover gestire quantità sempre maggiori di informazioni in modo sempre più efficace, efficiente e tempestivo per poter così rispondere ai continui cambiamenti del mercato e delle sue esigenze: prendere decisioni velocemente richiede la possibilità di disporre di tutte le informazioni necessarie in tempi rapidi, il che è possibile solo se l'impresa è dotata di un sistema informativo in grado di rendere disponibili le informazioni in tempo reale.

Possiamo dunque comparare il sistema informativo aziendale ad un vero e proprio sistema nervoso dell'azienda stessa. Le tecnologie informatiche offrono oggi grandi potenzialità (informatizzazione del sistema informativo aziendale): - consentono alle aziende di controllare, pianificare e gestire in modo integrato tutte le attività; - consentono di elaborare velocemente una maggiore quantità di dati ed informazioni di quanto fosse possibile in passato.

La parte del sistema informativo composta dai calcolatori, dalle reti informatiche, dalle procedure per la memorizzazione e la trasmissione elettronica delle informazioni prende il nome di sistema informatico. Infatti, i concetti fondamentali alla base di un sistema informativo sono dati, informazioni e processi, e non presuppongono l'utilizzo di tecnologie informatiche. Ciononostante, anche se l'esistenza del sistema informativo è indipendente dalla sua automazione, il relativo sistema informatico ricorre quasi sempre all'utilizzo di uno o più database per l'archiviazione e il reperimento delle informazioni, e ad appositi moduli software per l'inserimento e la gestione.

Elementi del sistema informativo[modifica | modifica sorgente]

Come dice la parola stessa, un sistema informativo è un "insieme" di elementi(nel nostro caso informazioni) unite in un unico agglomerato. Possiamo dare una prima classificazione delle caratteristiche essenziali che connotano questo tipo di sistema:

  • 1) Dati: sono la componente essenziale del sistema, ma dal momento che non sono ancora stati elaborati, si presentano in uno stato primitivo.
  • 2) Informazioni: insieme di dati già elaborati, strettamente collegati tra di loro con un fine preciso.
  • 3) Persone: coloro che si occupano di raccogliere e catalogare i dati di interesse (opportunamente registrati), affinché possano essere poi elaborati dalle strutture competenti. Sono anche destinatari delle informazioni già manipolate.
  • 4) Strumenti: è l'insieme delle attrezzature che sono in grado di far viaggiare le informazioni tra fornitore e acquirenti, tra diverse aziende, e in genere tra punti diversi di un'azienda. Possiamo anche inserire in questa categoria tutte quelle infrastrutture in grado di trasformare i dati in informazioni. Ovviamente al giorno d'oggi si tratta di mezzi altamente tecnologici.
  • 5) Procedimenti: è l’insieme delle procedure che permettono di capire in che maniera vengono raccolti ed elaborati i dati. Per ogni singola finalità, le persone di competenza devono scegliere la modalità per elaborare i dati, dal momento che ogni azienda ha una propria esigenza da soddisfare.

Obiettivi del Sistema Informativo (SI)[modifica | modifica sorgente]

I procedimenti sopra elencati sono finalizzati a soddisfare con efficacia ed efficienza le esigenze conoscitive interne ed esterne d’azienda. Soddisfare con:

  • A) Efficienza: fa riferimento al rapporto input-output, in quanto essa può essere definita come la capacità di raggiungere il miglior risultato con le risorse a disposizione o, più in particolare:
    • Miglior risultato ottenibile a parità di risorse;
    • Minor utilizzo quantitativo di risorse, a parità di risultati;
  • B) Efficacia: rapporto tra risultato ottenuto ed obiettivo prefissato; si tratta di un giudizio qualitativo sul risultato ottenuto; quindi, è necessario effettuare un confronto.

Dal punto di vista del SI, tale qualità si ha quando l’informazione prodotta soddisfa l’esigenza informativa di tutti i soggetti. Più in particolare, possiamo considerare i cosiddetti requisiti di efficacia di un SI:

  • Selettività: il SI deve produrre solo le informazioni utili e necessarie per poter prendere le decisioni; tale concetto, di per sé semplice, può essere evidenziato secondo diverse tecniche. Infatti, in teoria, l’impresa potrebbe trovarsi a gestire una quantità ingente di dati. Per gestire tale requisito, si possono considerare due approcci:
  1. Definire a priori il livello di selettività, a fronte dei diversi fabbisogni di informazioni, esterni ed interni, ma ciò genera un problema in termini di definizione della selettività;
  2. Lasciare che sia il destinatario delle informazioni a selezionare i dati (ovviamente, in questo caso, bisogna fornirgli tutte le informazioni sul problema); dunque, ci si basa sulle capacità dei manager di selezionare automaticamente ciò che interessa. La selettività è un problema che deve essere risolto, poiché solo in questo caso il sistema può risultare economico ed efficiente (in quanto permette di ottenere anche riduzioni di costi);
  • Tempestività: attiene al tempo che il SI impiega per produrre le informazioni necessarie al destinatario; tale parametro presenta diverse accezioni:
  1. Tempo impiegato dal SI per produrre l’informazione richiesta (tempo di risposta);
  2. Capacità del SI di produrre informazioni che coprono un arco temporale più o meno lungo;
  3. Frequenza con cui una certa informazione viene richiesta (periodicità); dunque, si tratta della capacità del sistema di produrre più volte la stessa informazione.
  • Affidabilità: capacità del SI di produrre informazioni corrette ed esenti da errori; tale concetto richiama quello di accuratezza dei dati caricati sul SI. Questo parametro, infatti, dipende essenzialmente dalla correttezza del dato caricato e dalla correttezza delle procedure di elaborazione dati. I controlli automatici, poi, migliorano l’accuratezza del dato.
  • Flessibilità: le esigenze informative dei destinatari si modificano nel tempo; quindi, bisogna creare un SI capace di assecondare tali esigenze e che sia strutturato sulla base delle stesse, nonché che riesca ad adattarsi alle loro modificazioni.
  • Accettabilità: attiene al rapporto utente-SI ed al giudizio che l’utente dà allo stesso; ciò, inoltre, è strettamente collegato alla sua facilità d’uso (che può essere capita bene quando si passa da un SI ad un altro), nonché altri requisiti descritti.

Non sempre efficacia ed efficienza si verificano contemporaneamente ed in uno stesso SI. Infine, un altro concetto strettamente collegato a tali parametri è quello di economicità, che considera l’aspetto economico, guardando al prezzo pagato dall’azienda e, quindi, facendo riferimento all’efficienza esterna del SI, ovvero quella nel rapporto con il mercato. Si consideri, poi, che tali parametri devono essere raggiunti per le esigenze conoscitive interne ed esterne e, quindi, è importante notare che i destinatari delle informazioni potrebbero essere anche esterni all’azienda e bisogna tenere conto anche di questo e delle loro esigenze. Dunque, si tratta di uno strumento di supporto all’attività di management (sia supporto alle decisioni che strumento di comunicazione e accumulazione di conoscenza).

Evoluzione dei sistemi informativi[modifica | modifica sorgente]

Già a partire dal 1970 si compiono i primi studi sull'applicazione dell'informatica ai sistemi informativi aziendali da parte per lo più di software house, tesi a coprire particolari esigenze o particolari funzionalità.

Il passo successivo avviene attorno al 1980, quando si sviluppano i Materials Requirements Planning (MRP), cioè moduli software dedicati alle esigenze di informatizzazione legate soprattutto alle problematiche di approvvigionamento dei materiali necessari alla produzione dell'azienda, con l'obiettivo di mantenere consistenti le informazioni nelle varie fasi di pianificazione dell'approvvigionamento, trasporto e consegna dei materiali.

Negli anni a seguire, iniziano a comparire i primi sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP), che oggi rappresentano uno standard de facto all'interno dei sistemi informativi aziendali.

Infine negli ultimi anni hanno iniziato a diffondersi gli ERP estesi che, permettendo l'accesso controllato al sistema informativo aziendale da parte dei fornitori e dei clienti, mira a migliorare la collaborazione tra tutti i cointeressati alla realizzazione di un prodotto.

Negli ultimi anni i sistemi informativi sono entrati a far parte delle architetture telematiche nel duplice ruolo di punto di partenza tecnologico e scopo ultimo del lavoro di organizzazione delle informazioni prodotte.

Ciclo vita dei sistemi informativi[modifica | modifica sorgente]

Le fasi di realizzazione di un sistema informativo sono generalmente le seguenti:

  • nascita dell'esigenza: tende a migliorare la situazione esistente tramite il perseguimento di determinati obiettivi.
  • studio di fattibilità: serve a definire in maniera per quanto possibile precisa i costi delle varie alternative possibili, ad effettuare la conseguente analisi costi/benefici ed a stabilire le priorità della realizzazione delle varie componenti del sistema.
  • raccolta e analisi dei requisiti: consiste nell'individuazione e nello studio delle proprietà e delle funzionalità che il sistema informativo dovrà avere. Questa fase richiede un'interazione con gli utenti del sistema e produce una descrizione completa ma generalmente informale dei dati coinvolti e delle operazioni su di essi. Vengono inoltre stabiliti i requisiti software e hardware del sistema informativo.
  • progettazione: si divide generalmente in progettazione dei dati, progettazione delle applicazioni e progettazione dell'architettura tecnica di sistema. Nella prima si individua la struttura e l'organizzazione che i dati dovranno avere, nella seconda si definiscono le caratteristiche dei progetti applicativi. Queste due attività sono complementari e possono procedere in parallelo o in cascata. Le descrizioni dei dati e delle applicazioni prodotte in questa fase sono formali e fanno riferimento a specifici modelli. La progettazione dell'architettura tecnica di sistema, infine, rappresenterà l'infrastruttura individuandone le caratteristiche in termini di sistemi (server), connettività, sicurezza fisica e logica.
  • sviluppo: consiste nella realizzazione del sistema informativo secondo la struttura e le caratteristiche definite nella fase di progettazione. Viene costruita e popolata la base di dati e viene prodotto il codice dei programmi.
  • validazione e collaudo: serve a verificare il corretto funzionamento e la qualità del sistema informativo. La sperimentazione deve prevedere, per quanto possibile, tutte le condizioni operative.
  • avviamento: è la fase di messa in funzione del sistema. Si erogano i corsi di formazione, si travasano i dati da eventuali realizzazioni preesistenti che vengono sostituite, si attivano i collegamenti con le altre applicazioni e si parte con l'operatività reale.
  • funzionamento: in questa fase il sistema informativo diventa operativo a regime ed esegue i compiti per i quali era stato originariamente progettato. Se non si verificano malfunzionamenti o revisioni delle funzionalità del sistema, questa attività richiede solo operazioni di gestione e manutenzione.
  • manutenzione: con la manutenzione correttiva si consolida il sistema, mentre con la manutenzione evolutiva lo si completa ed arricchisce di funzionalità inizialmente non individuate.

Va precisato che il processo non è quasi mai strettamente sequenziale, in quanto spesso durante l'esecuzione di una attività citata bisogna rivedere decisioni prese nell'attività precedente. Quello che si ottiene è un ciclo di operazioni. Inoltre alle attività citate si aggiunge quella di prototipizzazione, che consiste nell'uso di specifici strumenti software per la realizzazione rapida di una versione semplificata del sistema informativo, con la quale sperimentare le sue funzionalità. La verifica del prototipo può portare a una modifica dei requisiti e una eventuale revisione del progetto.

Il suddetto ciclo di vita ha costituito la base sulla quale è stato poi formalizzato il ciclo di vita delle architetture telematiche.

Sistema informativo aziendale[modifica | modifica sorgente]

Nell'azienda il sistema informativo è uno dei sistemi operativi ed ha il compito di:

  • raccogliere i dati;
  • conservare i dati raccolti, archiviandoli;
  • elaborare i dati, trasformandoli in informazioni;
  • distribuire l'informazione agli organi aziendali utilizzatori.

Per fare questo il sistema informativo si può avvalere di tecnologie informatiche: la parte del sistema informativo aziendale che se ne avvale prende in nome di sistema informatico. Oggi, con il diffondersi delle tecnologie informatiche, il sistema informatico finisce per rappresentare la quasi totalità del sistema informativo, ma, almeno a livello concettuale, il sistema informativo non implica di per sé l'uso dell'informatica; del resto prima che fossero introdotte le tecnologie informatiche già esistevano sistemi informativi.

Le informazioni fornite dal sistema informativo agli organi aziendali sono necessarie agli stessi per assumere le decisioni e sono caratterizzate da:

  • il contenuto (ossia la rilevanza per il destinatario e la correttezza intrinseca);
  • il tempo nel quale sono rese disponibili;
  • il luogo ove sono rese disponibili;
  • la forma con la quale sono presentate.

Sistema informativo contabile[modifica | modifica sorgente]

Il sistema informativo aziendale può essere idealmente distinto in due sottoinsiemi: il sistema informativo non contabile, dove si raccolgono e organizzano le informazioni sia qualitative sia quantitative riguardanti l'azienda, il mercato e l'ambiente esterno che, come abbiamo detto, fanno da supporto alle scelte del vertice strategico e del nucleo operativo; il sistema informativo contabile, costituito da informazioni di natura quantitativa che riguardano sia fatti esterni che fatti interni di gestione.

Il sistema informativo contabile poggia sui documenti originari e comprende:

  • gli inventari;
  • le scritture elementari;
  • le contabilità sezionali;
  • la contabilità generale;
  • la contabilità gestionale;
  • il budget.

Il sistema informativo contabile deve:

  • rilevare i rapporti con i terzi;
  • far fronte a quanto stabilito dalla legge in materia di scritture obbligatorie;
  • valutare i risultati conseguiti con la gestione, esaminata negli aspetti reddituali finanziari e patrimoniali;
  • consentire il controllo della gestione;
  • fornire informazione su cui poggiano le loro decisioni a tutti coloro (stakeholder) che sono coinvolti direttamente o indirettamente nell’impresa.

Il bilancio d’esercizio evidenzia la situazione patrimoniale e finanziaria e risultati economici ottenuti dall’impresa. I prospetti contabili che lo compongono sono lo Stato patrimoniale e il Conto economico). Il reporting è destinato a fornire informazioni opportunamente selezionate alle persone che all’interno dell’azienda devono assumere decisioni; consiste nella redazione di rapporti, presentati in forme libere e con contenuti che devono rispondere alle diverse esigenza dei destinatari.

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