Progetto:WikiDonne/Gestire un evento wiki

Prepararsi per un evento

1. scegliere l'argomento da trattare
2. trovare una location gratuita attraverso contatti personali o istituzionali
3. invitare minimo 3-4 wikipediani esperti a partecipare alla gestione sul campo dell'evento
4. assicurarsi che la sala abbia tutto il necessario (sedie, tavoli, wifi, video proiettore)
5. creare la pagina wiki
6. inserire l'evento nel header dei pulsanti
7. inserire l'evento nella pagina generica prossimi eventi
   1. creare la lista Wikidata con le voci da scrivere per gli utenti esperti
   2. selezionare una rosa di nuove voci da scrivere, controllate per enciclopedicità, nel caso della partecipazione di nuovi utenti
   3. selezionare (partendo dalle categoria corrispondenti) delle voci da migliorare/ampliare (avvisi W, F, S etc)
8. creare eventualmente un kit di partecipazione (incluse le due guide, registrazione e traduzione, le lezioni tradotte per A+F - introduttiva e avanzata). Indicare la pagina di aiuto.
9. se è un evento importante, che coinvolge enti culturali di rilievo, è necessaria una presentazione accurata. Coordinare la creazione da parte di un designer di loghi/locandine/brochure dell'evento
10. stampare questo materiale (in caso di brochure, ordinare online con un anticipo di minimo 2 settimane). Per le locandine (max 5), è più conveniente stampare nelle stamperie instantanee, portando il materiale sulla pen drive.
11. dare la notizia al Bar
12. creare la pagina Dashboard
13. creare l'evento Facebook
14. inserire l'evento nella wikina dell’associazione
15. dare notizia in lista associazione
16. invitare le persone
17. condividere l'evento sui social
18. creare/gestire l'evento con Eventbrite
19. inviare email ai partecipanti iscritti con le istruzioni per la registrazione
20. scegliere username di fantasia e password, indicare l’email per il recupero delle credenziali
21. ogni studente deve avere con sé il laptop personale
22. invitarli ad aggiungersi tra i partecipanti sulla pagina wiki
23. monitorare costantemente che la registrazione/l'inserimento tra i partecipanti sia stato fatto
24. inserire nella pagina di discussione della loro pagina utente il template di partecipazione al progetto {{WikiDonne/Babel}}
25. creare le slide in funzioni del tema (sempre storia e basi di Wikipedia - i 5 pilastri, fonti, non copiare da siti o libri)
26. caricare le slides su Commons (per essere accessibili a tutti)
27. portarle comunque anche su una chiavetta usb e averle a disposizione su Presentazioni Google
28. gestire il catering se l'evento lo prevede (richiesta ufficiale, comunicazioni, scelta menu/porzioni in funzione del numero di partecipanti, richiedere la fattura)
29. in caso di voci tradotte, inserire nella pagina di discussione della voce il template tradotto da... e quello di voce scritta durante...
30. nel caso dei concorsi (buoni elettronici come Amazon card):
    1. costituire la giuria (4-6 utenti esperti)
    2. calcolo dei punteggi
    3. creazione template del premio (immagine attinente l'evento)
    4. acquisto buoni
    5. invio buoni per email ai vincitori
31. Inserire gli eventi passati sia sulla pagina generica, sia sulle singole pagine divise per categorie (editathon, concorsi, festival, corsi). Aggiornare anche i {{WikiDonne/Navbar eventi}}.
32. aggiornare la pagina dei totali (voci e numeri) con le voci scritte durante l'evento
33. redigere il report (conservare tutti i scontrini che attestano le spese effettuate)
34. l'evento deve aderire in tutti i suoi punti al Codice di condotta

Gestire gli imprevisti

In caso di organizzazione di eventi, si possono verificare imprevisti vari, che vanno dal non funzionamento del videoproiettore al blocco dell'IP. Cosa fare in questi casi?

1. se non disponibile in loco, si può portare il video proiettore e lo schermo che abbiamo in dotazione
2. nel caso di blocco (anche con il flag di creatore utenze) è impossibile comunicare all'interno di Wikipedia, dunque:
   1. riportare il problema in IRC wikipedia-it, Telegram o Freenode wikimedia-tech, dando più informazioni possibili (IP, numero di blocco, i passi fatti etc)
   2. può fare comodo munirsi del numero di cellulare di qualche admin (nel caso nessuno di loro fosse disponibile attraverso i canali suddetti)
3. solo in casi eccezionali e dietro a motivazioni inconfutabili si può chiedere il flag esente dal blocco IP (ipblock-exempt)