Esaurita la discussione, ossia trascorsi diversi giorni senza che siano avvenute significative modifiché né sulla voce, né sulla pagina di discussione, la procedura di segnalazione potrà essere archiviata. L'utente che effettua l'archiviazione verifica quindi se sia stato raggiunto un consenso sull'inserimento (o sulla rimozione) in vetrina, in particolare verificando che non siano rimaste inevase obiezioni fondate. Se tale verifica ha esito positivo, la voce viene inserita (o rimossa) in vetrina.
Chiusura discussione
Se c'è consenso a favore della presenza della voce in vetrina, inserire a pie' di pagina {{VV+}} in caso di proposta di inserimento accolta, {{VR+}} in caso di proposta di rimozione rigettata;
Se c'è consenso contro la presenza della voce in vetrina, inserire a pie' di pagina {{VV-}} in caso di proposta di inserimento rigettata, {{VR-}} in caso di proposta di rimozione accolta;
Se non c'è un chiaro consenso sulla presenza della voce in vetrina, inserire a pie' di pagina {{VV0}} in caso di proposta di inserimento, {{VR0}} in caso di proposta di rimozione.
Archiviazione della segnalazione
cliccare sulla linguetta "modifica" in alto nella pagina delle segnalazioni e tagliare la segnalazione da archiviare incollandola nel mese corrente, in una delle corrispondenti pagine di archivio, qui sotto;
aggiornare l'avviso "{{vetrinaesposta}}" cliccando su questo link: rimuovi semplicemente la stringa della procedura che si è conclusa.
Se la voce entra in vetrina
Rimuovere dalla pagina che deve essere inserita in vetrina il template {{vetrina inserimento}}.
Aggiungere alla voce il template {{vetrina}}. Il template va inserito in fondo alla voce (dopo i portali, prima di categorie e interwiki).
N.B.: per giorno/mese/anno inserire la data effettiva di inserimento, non di segnalazione.
Il collegamento alla votazione va inserito nella forma: "Wikipedia:Vetrina/Segnalazioni/Nome_della_pagina"
Per fare prima, è possibile copiaincollare nella voce la stringa: {{vetrina|{{subst:CURRENTDAY}}|{{subst:CURRENTMONTHNAME}}|{{subst:CURRENTYEAR}}|Wikipedia:Vetrina/Segnalazioni/{{subst:PAGENAME}}}}
Controllate poi che il link "vai alla votazione" punti alla pagina corretta, altrimenti correggere il link.
Nella pagina della vetrina aggiornare il minitemplate meno recente nella sezione "Novità in vetrina".
Entrare in modalità modifica nella pagina della vetrina.
Modificare la riga contenente il template {{Vetrina/Switch Novità}} spostando i numeri verso destra di un "passo" (ad esempio da {{Vetrina/Switch Novità|6|1|2|3|4|5}} a {{Vetrina/Switch Novità|5|6|1|2|3|4}}). Salvare la pagina.
Modificare cliccando sul "Modifica" più grande la sezione più in alto a sinistra della sezione "novità in vetrina". L'aggiornamento consiste nel copincollare la prima parte della voce entrata in vetrina, trovare una foto adatta e inserirla facendo attenzione a rispettare le dimensioni prestabilite, cambiare il wikilink "leggi la voce", rimuovere tutte le note, e controllare che la lunghezza del testo non sia eccessiva.
Non inserire assolutamente immagini sotto EDP, in particolare stemmi et similia, in quanto il minitemplate è fuori dal namespace principale.
Inserire la voce nella parte bassa della pagina Wikipedia:Vetrina nel campo corretto (es."Biografie" oppure "Storia" ecc.; va messa in un solo campo!), rispettando l'ordine alfabetico.
Inserire un avviso qui, scrivendo {{Breve|vetrina|giorno dell'inserimento|breve testo con il collegamento alla voce}}
Si segnali il nuovo status della pagina anche in fr.wiki, en.wiki, es.wiki e de.wiki, inserendo il template nella forma {{Lien AdQ|it}} su fr.wiki, {{destacado|it}} su es.wiki, mentre sulle altre due nella forma {{Link FA|it}}; nella pagina Template:Link AdQ si possono trovare le altre lingue che utilizzano la vetrina. Il template va inserito subito prima degli interwiki.
Se la voce esce dalla vetrina
Rimuovere dalla pagina che deve essere rimossa dalla vetrina i template {{vetrina rimozione}} e {{vetrina}}.
Rimuovere dalla parte bassa della pagina della vetrina il link alla voce rimossa.
Inserire nella discussione della pagina il template {{SuggerimentiVetrina}}.
Rimuovere i template relativi ai link alla vetrina anche da fr.wiki, en.wiki, es.wiki e de.wiki. In almeno queste quattro si rimuova il template nella forma {{Lien AdQ|it}} su fr.wiki, {{destacado|it}} su es.wiki, mentre sulle altre due nella forma {{Link FA|it}}. Il template dovrebbe trovarsi subito prima degli interwiki.
Se la voce non entra né esce dalla vetrina o in caso di interruzione o annullamento