Verbali di riunione

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I verbali di riunione (verbale, dal latino: verba, cioè parole) sono documenti scritti che raccolgono "le parole" pronunciate durante una riunione. Sono redatti da una persona presente incaricata: il segretario. Il segretario quindi, insieme al presidente, saranno gli unici firmatari del verbale.

Il verbale contiene alcuni elementi:

  • luogo, data, ora dell'inizio della riunione;
  • le persone presenti
  • l'ordine del giorno degli argomenti da discutere
  • sintesi degli eventuali interventi sulle varie questioni affrontate
  • le eventuali votazioni o delibere approvate
  • i nomi delle persone entrate o uscite durante il corso della riunione
  • eventuali allegati
  • l'ora di chiusura della riunione

Salvo il caso di una registrazione audio o video dell'intera seduta, il verbale è quindi sempre un'interpretazione più o meno sintetica dei fatti e degli interventi pronunciati. Il verbale va compilato letto, e approvato dai presenti prima della conclusione della riunione. Tuttavia negli organismi relativamente stabili e che si riuniscono periodicamente, tale lavoro è sviluppato dal segretario (di concerto col presidente), in tempi successivi. Ciò anche a motivo della difficoltà di un'adeguata verbalizzazione seduta stante. Una volta che segretario e presidente si sono accordati sui contenuti del verbale, esso è pronto per essere letto e sottoposto all'approvazione nella seduta successiva a quella verbalizzata.

Dopo che segretario e presidente abbiano apposto la loro firma sul verbale esso è da ritenersi un atto concluso per modificare il quale è necessario fare ricorso. L'approvazione del verbale (seduta stante o in una successiva), da parte dell'organismo assembleare, serve quindi a ridurre la probabilità dell'avvio di procedure di ricorso.