Time management

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La gestione del tempo (o time management) è l'atto od il processo di pianificare ed esercitare un controllo sul tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l'efficacia, l'efficienza e la produttività. La gestione del tempo può essere migliorata da una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti ed obiettivi entro uno specifico periodo di tempo. Tutto questo comprende una vasta gamma di attività, come pianificazione, allocazione, definizione degli obiettivi, delega, analisi del tempo impiegato, monitoraggio, organizzazione, programmazione e prioritizzazione. Inizialmente, la gestione del tempo si riferiva ad attività commerciali o di lavoro, ma alla fine il termine è stato ampliato per includere anche ogni attività personale come disciplina di tecniche cognitivo comportamentali. Un sistema di gestione del tempo è una determinata combinazione di processi, strumenti, tecniche e metodi. Solitamente il time management è una necessità in ogni progetto di sviluppo in quanto determina il tempo di completamento del progetto ed il campo di applicazione.


Categorizzazione[modifica | modifica sorgente]

Stephen R. Covey ha illustrato uno schema di classificazione per le centinaia di approcci di gestione del tempo che ha esaminato:

  • Prima generazione: a livello di promemoria sulla base di sveglie, orologi con timer e con possibile applicazione del computer, può essere utilizzato per avvisare una persona quando un compito deve essere fatto.
  • Seconda generazione: progettazione e preparazione tramite agenda, post-it, taccuino, calendario degli appuntamenti, ecc... include la definizione degli obiettivi.
  • Terza generazione: la pianificazione, con priorità di controllo (usando un organizer personale, altri oggetti di carta, o il computer o sistemi PDA-based) attività su base giornaliera. Questo approccio implica il trascorrere del tempo nel chiarire i valori e le priorità.
  • Quarta generazione: essere efficienti e proattivi utilizzando uno degli strumenti di cui sopra; obiettivi posti e ruoli come elemento di controllo del sistema per favorire l'importanza oltre l'urgenza[1][2]

Time management literature can be paraphrased as follows:

  • "Get Organized" - paperwork and task triage
  • "Protect Your Time" - insulate, isolate, delegate
  • "Set gravitational goals" - that attract actions automatically
  • "Achieve through Goal management Goal Focus" - motivational emphasis
  • "Work in Priority Order" - set goals and prioritize
  • "Use Magical Tools to Get More Out of Your Time" - depends on when written
  • "Master the Skills of Time Management"
  • "Go with the Flow" - natural rhythms, Eastern philosophy
  • "Recover from Bad Time Habits" - recovery from underlying psychological problems, e.g. procrastinazione

Negli ultimi anni, diversi autori hanno discusso di gestione del tempo applicato alla questione del sovraccarico di informazioni digitali, in particolare, "The 4 hour workweek",[3] and Stefania Lucchetti with "The Principle of Relevance"[4]

Time management e concetti relativi[modifica | modifica sorgente]

  • Project management. Time Management può essere considerato come un sottoinsieme di gestione dei progetti ed è più comunemente noto come project planning e pianificazione del progetto. Gestione del tempo è stato inoltre individuato come una delle funzioni fondamentali nell'individuare la gestione dei progetti.[5]
  • Attention management: Attention Management relates to the management of cognitive resources, and in particular the time that humans allocate their mind (and organizations the minds of their employees) to conduct some activities.
  • Personal knowledge management: see below (Personal time management).

Conceptual Effect on Labor[modifica | modifica sorgente]

Il Professor Stephen Smith, of BYUI, è tra gli studiosi di sociologia i cui lavori più recenti hanno dimostrato che il punto di vista dei lavoratori a tempo è collegato a questioni sociali come l'istituzione della famiglia, ruoli di genere e la quantità di lavoro da parte dei singoli.[6]

Personal Time Management[modifica | modifica sorgente]

Le strategie di Time management sono spesso associate alla raccomandazione di impostare gli obiettivi personali. Questi obiettivi sono registrati e possono essere suddivisi in un project, an action plan, o un elenco di attività semplici. Per le attività individuali o per obiettivi può essere stabilito in un rating per importanza, istituire così scadenze e priorità assegnate. Questo processo provoca un piano con un elenco di attività o di un programma o un calendario delle attività. Gli autori possono raccomandare un periodo di programmazione giornaliera, settimanale, mensile o di altro tipo nei diversi campi di pianificazione o di revisione. Questo viene fatto in vari modi, come segue.

La lista dei compiti[modifica | modifica sorgente]

La lista dei compiti (in gergo: to-do list oppure things-to-do) è una lista delle cose da fare che serve come alternativa, o meglio, come supporto alla memoria.

Le "Task lists" sono usate in self-management, liste della spesa, business management, project management, e software engineering. Può essere inclusa più di una lista.

Quando uno degli obiettivi della giornata viene completato la missione è riuscita. Sull'agenda si riporta quindi l'avvenuto successo, andando ad evidenziare che il compito è da ritenersi concluso.

Writer Julie Morgenstern suggests "do's and don'ts" of time management that include:

  • Map out everything that is important, by making a task list
  • Create "an oasis of time" for one to control
  • Dire di no
  • Set priorities
  • Don't drop everything
  • Don't think a critical task will get done in spare time.[7]

Numerous digital equivalents are now available, including PIM (Personal information management) applications and most PDAs. There are also several web-based task list applications, many of which are free.[senza fonte]

Task list organization[modifica | modifica sorgente]

Task lists are often tiered. The simplest tiered system includes a general to-do list (or task-holding file) to record all the tasks the person needs to accomplish, and a daily to-do list which is created each day by transferring tasks from the general to-do list.[7]

Task lists are often prioritized:

  • An early advocate of "ABC" prioritization was Alan Lakein. In his system "A" items were the most important ("A-1" the most important within that group), "B" next most important, "C" least important.[8]
  • A particular method of applying the ABC method[9] assigns "A" to tasks to be done within a day, "B" a week, and "C" a month.
  • Accordare priorità ad un elenco giornaliero delle attività, uno o registra i compiti in ordine di massimapriority, or assigns them a number after they are listed ("1" for highest priority, "2" for second highest priority, etc.) which indicates in which order to execute the tasks. The latter method is generally faster, allowing the tasks to be recorded more quickly.[7]
  • A completely different approach which argues against prioritising altogether was put forward by British author Mark Forster in his book "Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management". This is based on the idea of operating "closed" to-do lists, instead of the traditional "open" to-do list. He argues that the traditional never-ending to-do lists virtually guarantees that some of your work will be left undone. This approach advocates getting all your work done, every day, and if you are unable to achieve it helps you diagnose where you are going wrong and what needs to change.[10]

Software applications[modifica | modifica sorgente]

Modern task list applications may have built-in task hierarchy (tasks are composed of subtasks which again may contain subtasks),[11] may support multiple methods of filtering and ordering the list of tasks, and may allow one to associate arbitrarily long notes for each task.

In contrast to the concept of allowing the person to use multiple filtering methods, at least one new software product additionally contains a mode where the software will attempt to dynamically determine the best tasks for any given moment.[12]

Many of the software products for time management support multiple users. It allows the person to give tasks to other users and use the software for communication[13]

In law firms, law practice management software may also assist in time management.

Task list applications may be thought of as lightweight personal information manager or project management software.

Sindrome da deficit di attenzione e iperattività[modifica | modifica sorgente]

Excessive and chronic inability to manage time effectively may be a result of Sindrome da deficit di attenzione e iperattività. Diagnostic criteria include: A sense of underachievement, difficulty getting organized, trouble getting started, many projects going simultaneously and trouble with follow-through.[14]

  • Prefrontal cortex: The prefrontal cortex is the most evolved part of the brain. It controls the functions of attention span, impulse control, organization, learning from experience and self-monitoring, among others. Some authors argue that changing the way the prefrontal cortex works is possible and offers a solution.[15]

Caveats[modifica | modifica sorgente]

Dwelling on the lists[modifica | modifica sorgente]
  • According to Sandberg,[16] task lists "aren't the key to productivity [that] they're cracked up to be". He reports an estimated "30% of listers spend more time managing their lists than [they do] completing what's on them".
  • This could be caused by procrastinazione by prolonging the planning activity. This is akin to analysis paralysis. As with any activity, there's a point of diminishing returns.
Rigid adherence[modifica | modifica sorgente]
  • Hendrickson asserts[17] that rigid adherence to task lists can create a "tyranny of the to-do list" that forces one to "waste time on unimportant activities".
  • Again, the point of diminishing returns applies here too, but toward the size of the task. Some level of detail must be taken for granted for a task system to work. Rather than put "clean the kitchen", "clean the bedroom", and "clean the bathroom", it is more efficient to put "housekeeping" and save time spent writing and reduce the system's administrative load (each task entered into the system generates a cost in time and effort to manage it, aside from the execution of the task). The risk of consolidating tasks, however, is that "housekeeping" in this example may prove overwhelming or nebulously defined, which will either increase the risk of procrastination, or a mismanaged project.[senza fonte]
  • Listing routine tasks wastes time. If you are in the habit of brushing your teeth every day, then there is no reason to put it down on the task list. The same goes for getting out of bed, fixing meals, etc. If you need to track routine tasks, then a standard list or chart may be useful, to avoid the procedure of manually listing these items over and over.[senza fonte]
  • To remain flexible, a task system must allow for disaster. A disaster occurs constantly whether it is personal or business-related. A company must have a cushion of time ready for a disaster. Even if it is a small disaster, if no one made time for this situation, it can blow up bigger, causing the company to bankruptcy just because of poor time management.[18]
  • To avoid getting stuck in a wasteful pattern, the task system should also include regular (monthly, semi-annual, and annual) planning and system-evaluation sessions, to weed out inefficiencies and ensure the user is headed in the direction he or she truly desires.[19]
  • If some time is not regularly spent on achieving long-range goals, the individual may get stuck in a perpetual holding pattern on short-term plans, like staying at a particular job much longer than originally planned.[senza fonte]

Tecniche per stabilire priorità[modifica | modifica sorgente]

Ci sono vari modi per stabilire delle priorità.

Analisi ABC[modifica | modifica sorgente]

Una tecnica che è stata utilizzata a lungo nella gestione aziendale è la categorizzazione di grandi quantità di dati in gruppi, spesso chiamati A, B e C, da cui il nome. Le attività sono classificate secondo questi criteri generali:

  • A – Compiti valutati essere urgenti e importanti.
  • B – Compiti che sono importanti ma non urgenti.
  • C – Compiti né urgenti né importanti.

Ogni gruppo è poi ordinato per priorità. Per precisare ulteriormente le priorità, qualcuno decide di forzare tutte le attività classificate "B" nei gruppi "A" o "C". L'analisi ABC può includere anche più di tre gruppi.[8]

L'analisi ABC è spesso comnibata all'analisi paretiana.

Pareto analisi[modifica | modifica sorgente]

È l'idea che l'80% delle attività possono essere completate nel 20% del tempo disponibile. Il restante 20% dei compiti si terrà nell'80% del tempo. Questo principio è usato per ordinare le attività in due parti. In base a questa forma di Pareto-efficienza si raccomanda che ai compiti che rientrano nella prima categoria venga assegnata una priorità più alta.

La legge 80/20 può essere applicata anche per aumentare la produttività: si è ipotizzato che l'80% della produttività può essere ottenuta facendo il 20% dei compiti. Se la gestione del tempo ha come obiettivo la produttività, allora questo 20% di compiti dovrebbero ottenere la priorità più alta.

Dipende dal metodo adottato per completare l'operazione. C'è sempre un modo più semplice e veloce per completare l'operazione. Se si utilizza un metodo complesso occorrerà più tempo, perciò si dovrebbe sempre cercare di trovare vari modi con cui completare ogni attività.

Metodo Eisenhower[modifica | modifica sorgente]

A basic "Eisenhower box" to help evaluate urgency and importance. Items may be placed at more precise points within each quadrant.

Tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri:

  1. importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;
  2. importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;
  3. non importante e urgente: attività da delegare se possibile;
  4. non importante e urgente: attività da eliminare.

Riguardo questo metodo è stata attribuita a Dwight D. Eisenhower la frase: "Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante."[20].

Metodo POSEC[modifica | modifica sorgente]

POSEC è l'acronimo di priorità con l'Organizzatore, la razionalizzazione, risparmio e Sostenitori.

Il metodo impone un modello che sottolinea il senso immediato di un individuo medio di sicurezza emotiva e monetaria. Suggerisce che partecipando alla propria responsabilità personale in primo luogo, ne consegue che è maggiormente in grado di assumersi responsabilità collettive.

Inherent in the acronym is a hierarchy of self-realization which mirrors Abraham Maslow's gerarchia di motivazioni.

  1. Prioritize - Definite il vostro tempo e definite la vostra vita vincente.
  2. Organizing - Cose da fare per ottenere sicurezza e stabilità, che dovrai portare a termine regolarmente per avere successo. (Family and Finances)
  3. Streamlining - Cose che non ci piace fare, ma che si devono fare. (Work and Chores)
  4. Economizing - Cosa si dovrebbero fare e/o che possono essere piacevoli da fare, ma non è così pressante l'urgenza. (Pastimes and Socializing)
  5. Contributing - Prestare attenzione alle poche cose rimaste che fanno la differenza. (Social Obligations).

Note[modifica | modifica sorgente]

  1. ^ I Sette Pilastri della gente altamente efficace, Stephen Covey, Fireside. 1990
  2. ^ * Stephen Covey, First Things First, 1994, ISBN 0684802031.
  3. ^ The 4-Hour Workweek, Timothy Ferris, Crown Publishing Group 2007
  4. ^ The Principle of Relevance, Stefania Lucchetti, RT Publishing, Hong Kong 2010 http://www.stefanialucchetti.com
  5. ^ Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2004, ISBN 193069945X.
  6. ^ Buck, M. L., Lee, M. D., MacDermid, S., & Smith S. C. (2000). Reduced load work and the experience of time among professionals and managers: Implications for personal and organizational life. In C. Cooper & D. Rousseau (Eds.), Trends in Organizational Behavior (Vol. 7). New York: John Wiley & Sons.
  7. ^ a b c Julie Morgenstern, Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life, 2nd, New York, Henry Holt/Owl Books, 2004, p. 285, ISBN 0805075909.
  8. ^ a b Alan Lakein, How to Get Control of Your Time and Your Life., New York, P.H. Wyden, 1973, ISBN 0451134303.
  9. ^ Time Scheduling and Time Management for dyslexic students in Dyslexia at College. URL consultato il 31 ottobre 2005. — ABC lists and tips for dyslexic students on how to manage to-do lists
  10. ^ Mark Forster, Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management, Hodder & Stoughton Religious, 20 luglio 2006, p. 224, ISBN 0340909129.
  11. ^ ToDoList 5.9.2 - A simple but effective way to keep on top of your tasks - The Code Project - Free Tools in ToDoList 5.9.2. URL consultato il 3 ottobre 2009. — Features, code, and description for ToDoList 5.3.9, a project based time management application
  12. ^ Time Management Software - Email Management Software - Trog Bar in Features of the Trog Bar. URL consultato il 3 ottobre 2007. — Description of features in the Trog Bar including "TaskSense," the feature which automatically prioritizes tasks.
  13. ^ doTask! - unique instant messenger for business in doTask!. URL consultato il 1 ottobre 2008..
  14. ^ Driven to Distraction, Edward Hallowell, M.D.
  15. ^ Change Your Brain Change Your Life: The Breakthrough Program for Conquering Anxiety, Depression, Obsessiveness, Anger, and Impulsiveness 1998
  16. ^ Jared Sandberg, Though Time-Consuming, To-Do Lists Are a Way of Life, The Wall Street Journal, 10 settembre 2004. — a report on to-do lists and the people who make them and use them
  17. ^ Elisabeth Hendrickson, The Tyranny of the "To Do" List in Sticky Minds. URL consultato il 31 ottobre 2005. — an anecdotal discussion of how to-do lists can be tyrannical
  18. ^ Horton, Thomas. New York The CEO Paradox (1992)
  19. ^ "Tyranny of the Urgent" essay by Charles Hummel 1967
  20. ^ The Eisenhower Method

Bibliografia[modifica | modifica sorgente]

  • David Allen, Getting Things Done: the Art of Stress-Free Productivity, New York, Viking, 2001, ISBN 9780670889068.
  • Neil A Fiore, The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play, New York, Penguin Group, 2006, ISBN 9781585425525.
  • Raymond Le Blanc, Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques., Maarheeze, Cranendonck Coaching, 2008, ISBN 9079397032.
  • John Maeda, Le leggi della semplicità, Milano, Bruno Mondadori, 2006. ISBN 8842420050
  • Al Secunda, The 15 second principle : short, simple steps to achieving long-term goals, New York, New York : Berkley Books, 1999, p. 157, ISBN 0425165051.
  • Jeffrey J. Mayer, Come risparmiare un'ora al giorno, Milano, Sperling & Kupfer, 1993, ISBN 8820014777.

Voci correlate[modifica | modifica sorgente]

Strumenti:

Systems:

Collegamenti esterni[modifica | modifica sorgente]